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加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


　　随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

　　电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

　　1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。

　　2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

　　必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

　　1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

　　2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

　　3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

　　4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

　　对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

　　电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

　　从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。

湖南省长沙市人民政府


长沙市人民政府令
（第41号）


　　现发布《长沙市人民政府关于修改<长沙市古树名木保护管理办法>的决定》，自发布之日起施行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 市　长 杜远明
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 一九九八年二月十七日

长沙市人民政府关于修改《长沙市古树名木保护管理办法》的决定


市人民政府决定对《长沙市古树名木保护管理办法》作如下修改：
一、第二条中“名贵的树种”，改为“名贵的树木”。
二、第五条中“保护价值”改为“保护级别”。
“古树、名木按不同树种的不同树龄和名贵程度划分为一、二两级”改为“古树、名木根据国家有关规定划分为一、二两级”。
三、第六条中古树名木生存地“归属单位”改为“所在单位”。
第（三）项中“在城市道路、街巷的”改为“在城市道路、街巷和居民住宅区的”。“区绿化队管护”改为“区园林部门按其管辖范围分别管护”。
第（四）项删去。
第（五）项改为第（四）项，“在乡村的”改为“在乡（镇）的”，“由乡人民政府或村民委员会指定专人管护”改为“由乡（镇）人民政府负责管护”。
四、第八条第（五）项“必须经园林或林业主管部门审核”改为“必须经市园林管理局或林业局审核”。
五、第九条中“经园林、林业主管部门审核”改为“经市园林管理局、林业局审核。”
六、第十一条“对违反本办法的，视情节轻重作如下处理”改为“对违反本办法的，由市园林管理局或林业局视情节轻重作如下处理”。
第（四）项中“并处以违法所得５至１０倍的罚款”改为“并处以违法所得１至３倍的罚款”。
本决定自发布之日起施行。
《长沙市古树名木保护管理办法》根据本决定作相应的修正并作必要的文字修改后，重新发布。


长沙市古树名木保护管理办法
（１９９１年６月２０日长沙市人民政府发布 根据１９９８年２月１７日《长沙市人民政府关于修改〈长沙市古树名木保护管理办法〉的决定》修正）
第一条 为加强对古树名木的保护管理，根据《中华人民共和国森林法》和国家有关规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 本办法所称古树名木，是指树龄在百年以上的大树，稀有、名贵的树木，以及具有历史价值和纪念意义的树木。
第三条 凡在本市行政区域内的古树名木，均按本办法进行保护管理。
第四条 市园林管理局、林业局是古树名木保护管理的主管机关。城市的古树名木，由园林部门管理；农村的古树名木，由林业部门管理。
第五条 古树名木是国家的宝贵财富，树权均为国有。各级园林、林业部门应分级负责，对本地区的古树名木进行调查登记，建立档案。确定管护责任单位，设立古树名木标志，标明树名、学名、科属、树龄、保护级别和管护责任单位。标志由市园林、林业部门统一制作。
古树、名木根据国家有关规定划分为一、二两级。具体标准由市园林管理局和林业局确定。
第六条 古树名木生存地所在单位，为该古树名木的具体管护责任单位。
（一）在公园、风景名胜区、祠庙寺院、机关、部队、团体、学校和其他企事业单位范围内的，由所在单位管护；
（二）在铁路、公路沿线、水库、河道沿岸的，由铁路、公路、水利部门管护；
（三）在城市道路、街巷和居民住宅区的，由市道路绿化管理处或区园林部门按其管辖范围分别管护；
（四）在乡（镇）的，由乡（镇）人民政府负责管护。
第七条 古树名木的管护责任单位，必须按照技术规范精心养护管理，确保古树名木的正常生长。古树名木自然死亡的，由管护责任单位报市、县人民政府园林、林业主管部门核实后予以注销，发给处理许可证，方可进行处理。
第八条 禁止一切损害古树名木的行为。
（一）禁止在距树冠垂直投影外缘３米范围内新建、改建房屋及其它构筑物、挖坑取土、堆物、堆料、埋设管道、倾倒有害的污水、污物；
（二）禁止攀截树枝、在树干上刻画、钉钉、挂标牌、缠绳索；
（三）禁止用树木作施工支撑物；
（四）未经园林、林业部门批准，不得采摘果实、种籽；
（五）不准擅自砍伐和移栽古树名木，因特殊情况确需砍伐和移栽的，必须经市园林管理局或林业局审核报市人民政府批准。
第九条 城乡建设规划或建设工程涉及古树名木保护管理的，由规划管理部门或建设单位提出处理方案，经市园林管理局、林业局审核报市人民政府批准后方可实施。
第十条 保护古树名木人人有责，任何单位和个人对损坏、破坏古树名木的行为，均有权劝阻、制止或报园林、林业主管部门处理。对保护管理古树名木有突出贡献的单位和个人，由园林、林业主管部门给予表扬和奖励。
第十一条 对违反本办法的，由市园林管理局或林业局视情节轻重作如下处理：
（一）擅自处理自然死亡的古树名木，应予追缴，并对直接责任人和管护责任单位处１００元以下罚款；
（二）违反养护管理规范，造成古树名木死亡或擅自移栽古树名木的，对直接责任人和管护单位处５００元以下罚款；
（三）违反本办法第八条规定，古树名木未受损伤的，给予批评教育，责令停止违章行为；古树名木已受损伤的，责令停止违章行为，并对直接责任人和管护责任单位处１００元以下罚款；造成古树名木死亡的，责令直接责任人按古树名木价值赔偿损失，并对直接责任人和管护责任单位处５００元以下罚款；
（四）盗伐古树名木的，责令停止破坏，按古树名木价值赔偿损失并处以违法所得１至３倍的罚款。情节严重，构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。
第十二条 本决定从公布之日起施行。