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山东省威海市人民政府


威海市行政村档案管理暂行办法


（1996年10月3日威政发〔1996〕75号发布）

第一章　总则
第一条　为加强行政村档案管理，有效地开发利用档案信息资源，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合我市实际．制定本办法。
第二条　本办法所称行政村档案，是指行政村在其政治、经济、科学技术、文化教育及村民重大活动中直接形成的对国家、集体和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条　本办法适用于本市行政区域内行政村档案管理。
第四条　市及各县级市（区）档案管理部门、各镇人民政府负责本辖区行政村档案工作的监督和指导。
第五条　行政村档案以村为单位，实行集中统一管理．行政村应指定人员负责管理本村各类档案，并对所属单位的档案工作进行业务指导。

　 第二章　档案的收集与整理
第六条　行政村应建立文件材料立卷归档制度。凡是反映本村工作和生产经营活动，具有查考价值的各种文件材料，均应归档保存，任何人不得据为己有．
第七条　行政村下列文件材料应当归档：
（一）村委会及其他组织的工作计划、总结、报告、会议记录及 在选举、换届、人员任免、奖惩等活动中形成的文件材料；
（二）区划、村名、街名、历史沿革、编史修志及村规民约等文件材料；
（三）各个历史时期形成的土地房产证存很、土地普查、宅基使用、房产普查、林权证存根、户口登记簿、劳动积累登记卡等材料；
（四）在精神文明建设、文教卫生、计划生育、人口普查、民事调解、治安保卫、救灾抚恤及公益劳动等活动中形成的文件材料；
（五）在农业、林业、畜牧业、水产养殖业及水利建设等活动中形成的文件材料；
（六）在招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动中形成的考察报告、洽谈记录、来往函电、契约、协议、合同等文件材料；
（七）在财务管理和审计工作中形成的文件材料；
（八）其他具有保存价值的文件材料．
第八条　文件材料的归档时间：
（一）上年度的文件材料应于次年4月底前立卷归档；
（二）基建图纸等材料应在项目竣工后2个月内移交归档；
（三）会计文件材料由会计人员立卷归档，保管l—2年后移交档案室；
（四）照片由拍摄者在拍摄、洗印完毕后1个月内将有保存价值的照片、底片及其说明移交归档。
第九条　行政村档案可分为文书档案、科技档案（含科学研究、基本建设、设备仪器、产品档案）、会计档案、村民档案。各类档案按下列规定整理：
（一）文书档案按年度、问题分类整理；
（二）科研档案按课题整理，基建档案按工程项目整理，产品、设备仪器档案按型号整理；
（三）会计档案按年度、形式（凭证、报表、帐簿）整理；
（四）村民档案以户为单位，按一人一表（册）、一户一袋（盒）整理；
（五）声像档案及奖状、奖旗、奖杯、奖章按载体形式和时间顺序整理。

　　　 第三章　档案的保管与利用
第十条　行政村应设立适当的档案库房，配备必需的档案装具，设有相应的防火、防盗、防潮等安全防范设施。
第十一条　行政村档案管理人员．应对库存档案保管情况经常进行检查，发现问题及时解决。
第十二条　行政村应建立档案借阅利用制度。借阅利用档案 应当办理借阅手续。未经批准，利用者不得抄录、复制．严禁涂改、污损和拆卷、抽页。
第十三条　工农业生产中属于保密和控制使用的新工艺、新材料、名优特产品生产配方等档案，应按国家保密法律、法规的有关规定进行管理。档案管理人员不得擅自提供和泄露其内容。
第十四条　各类档案的保管期限按档案管理部门的规定执行。
第十五条　行政村应按照档案保管期限的规定，定期进行鉴定。档案鉴定工作，由村民委员会主任、档案管理人员及有关专业人员负责。对经鉴定需要销毁的档案，应编制销毁清册，报镇人民政府批准后，由 2名以上人员监销。
　 第十六条　鼓励村民将个人所有的历代各种史志、圣旨、诏书、嘉奖令、家史．家（族）谱和国家领导人，著名人物的手迹、手稿。日记、照片等档案资料，向有关档案馆、室捐赠或寄存。
捐赠或寄存者可优先无偿利用其捐赠和奇存的档案资料。其他单位和个人利用村民个人寄存的档案资料，须经寄存者同意。

第四章　奖励与处罚
第十七条　对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人，由人民政府或档案管理部门给予表彰和奖励。
第十八条　违反本办法规定有下列行为之一的由责任人所在单位对责任人进行批评教育；造成档案损失的，责令赔偿损失；
（一）造成档案资料大量散失的；
（二）损毁、丢失或擅自销毁具有保存价值或者应当保密档案的；
（三〕擅自提供、抄录、复制属于保密档案的；
（四）涂改、伪造档案的；
（五）将应当归档的文件、资料据为己有，拒绝归档的。

第五章 附则
第十九条　本办法由威海市档案局负责解释。
第二十条　本办法自发布之日起施行。